Für Datenschutz und IT

Sicherheit und Datenverarbeitung

Hier steht, was ein Datenschutzbeauftragter über die Vinano-Plattform wissen will, bevor er fragt.

Infrastruktur

Die Plattform läuft auf Servern der Hetzner Online GmbH im Rechenzentrum Falkenstein, Sachsen. Hetzner weist für diesen Standort eine Zertifizierung nach ISO 27001 aus. Diese Zertifizierung gilt dem Rechenzentrumsbetreiber, nicht unserer Anwendung.

Die Auslieferung dieser Website erfolgt über Cloudflare. Dabei fallen Verbindungsdaten an, die ohne gesonderte Regionalkonfiguration auch außerhalb Deutschlands verarbeitet werden können. Für die Plattform selbst, also Inhalte, Index und Recherche, gilt das nicht; sie läuft auf Servern in Falkenstein.

Datenfluss

Was mit einer Frage geschieht, Schritt für Schritt:

  1. Die Frage wird im Browser gestellt.
  2. Die Oberfläche wird über Cloudflare ausgeliefert.
  3. Die Anfrage geht an die Plattform auf dem Server in Falkenstein.
  4. Die Plattform sucht im Index Ihres Bestands die passenden Textstellen.
  5. Frage und gefundene Textstellen werden an das gewählte Sprachmodell übergeben. Je nach gewähltem Modell verlassen die übergebenen Textstellen Deutschland. Welches Modell eingesetzt wird, wird je Projekt festgelegt und vertraglich dokumentiert.
  6. Die Antwort kommt mit ihren Fundstellen zurück in den Browser.

Sprachmodelle

Für die Formulierung der Antwort gibt es drei Möglichkeiten:

  • Anbieter innerhalb der EU
  • Anbieter außerhalb der EU
  • Modell auf eigener Infrastruktur, bei dem keine Daten abfließen

Bei externen Anbietern wird der Ausschluss der Verwendung zu Trainingszwecken vertraglich festgehalten. Er wird nicht als gegeben vorausgesetzt.

Welche Daten gespeichert werden

  • Ihre Inhalte und der daraus erstellte Index.
  • Anfragen nur so lange, wie es für Betrieb und Verbesserung nötig ist. Die Frist wird im Auftragsverarbeitungsvertrag festgelegt. Zum Vergleich: In der öffentlichen Demo auf vinano.eu werden Fragen ohne IP-Adresse gespeichert und nach 30 Tagen gelöscht.
  • Bestände verschiedener Kunden werden nicht zusammengeführt.

Zugriff

Auf Server und Daten greifen nur die mit dem Betrieb betrauten Personen bei Vinano zu, ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen. Zugriffe werden protokolliert. Personenkreis, Zugangswege und Aufbewahrung der Protokolle stehen in den technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Auftragsverarbeitungsvertrag.

Löschung

Bei Vertragsende werden Ihre Inhalte, der Index und die gespeicherten Anfragen gelöscht; auf Wunsch geben wir Ihre Inhalte vorher vollständig heraus. Die Frist dafür steht im Vertrag. Sie erhalten eine schriftliche Löschbestätigung.

Auftragsverarbeitung

Mit der Hetzner Online GmbH, die das Rechenzentrum in Falkenstein betreibt, haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Muster des Vertrags bei Hetzner (PDF)

Ihnen stellen wir ebenfalls einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Unterauftragnehmer, etwa der Betreiber des Rechenzentrums und der Anbieter des gewählten Sprachmodells, werden darin benannt. Änderungen teilen wir Ihnen mit.

Optionen

  • Eigene Umgebung je Kunde
  • Betrieb auf kundeneigener Infrastruktur
  • Sprachmodell auf eigener Hardware

Fragen dazu beantworten wir direkt: kontakt@vinano.de

Stand: Oktober 2026